オンライン試験システムの導入にはどれぐらいの費用がかかる？

新型コロナウイルスの感染拡大により、オンライン試験システムが注目を浴びています。大勢の受験者を集める必要がなくなり、柔軟かつ安全に試験を実施できるのがメリットです。本記事では、オンライン試験システムの導入費用やコストメリットについて詳しく解説します。オンライン試験に興味がある方は、ぜひご一読ください。

オンライン試験システムの導入にはどのようなコスト上のメリットがある？

オンライン試験システムは、受験者が自宅からでも参加できるという受験のしやすさから、受験者の増加につながっています。受験者が増加することで収益が増加するというメリットがありますが、コスト削減の観点からもメリットがあるのです。こちらで、オンライン試験システムの導入によるコスト上のメリットをご紹介します。

試験会場の準備が不要

オンライン試験システムを導入すると、試験会場の設営が不要になるため、試験会場の準備に関するコストがかからなくなります。試験会場の準備には大きなコストがかかるものです。

試験会場を準備するためには、日程を調整して開催場所を選定し、自社の施設で会場を手配できないときはレンタル料が必要になります。また、試験に必要な設備の用意や運営スタッフ、試験官の手配など、さまざまな対応が必要です。

しかし、オンライン試験システムに切り替えれば、これらのコストが大幅にカットできるため、コスト削減につながります。

運営の効率化

オンライン試験システムでは、試験問題や解答用紙を紙で準備する必要はありません。オンライン試験ではない場合、試験問題の準備だけでも印刷費、保管費、輸送費といった諸費用に加えて、情報漏洩のリスクにも対応が必要であり、運営側にとっては大きな負担になるのです。

さらに、受験後の対応にも人手がかかります。紙の解答用紙を使用している場合、試験の形式は筆記式とマーク式に大きく分かれますが、どちらも採点に労力が必要です。筆記式であれば、目視での採点が必要であり、人によって文字の形が違うという読みにくさも相まって採点の負担は非常に大きいでしょう。

マーク式であれば、解答用紙を機械的に読み取って採点するので筆記式と比べれば負担は減りますが、読取機器や採点ソフトの導入が必要です。また、誤読などのリスクもともないます。

これに対して、オンライン試験システムでは、試験問題も解答もデータで取り扱うため、実物の試験問題のような印刷費などの諸費用がかかりません。データであるため採点にかかる負担が小さく、目視による読みにくさや誤読といったリスクはありません。

運営上のさまざまな負担が減ることで、コスト削減につながるでしょう。

オンライン試験システムの導入費用の目安

オンライン試験システムの導入費用については、どの会社のWebサイトでも公開されていないため明確にされていませんが、初期費用としては数十万円から百数十万円を見込みましょう。この初期費用に加えて、一回ごとの試験実施費用と保守・運用費用が運用に必要になります。

ベンダーによって価格体系が大きく異なるため、導入を検討しているのであれば、まずは複数のベンダーから見積もりをとってみましょう。なお、オンライン試験システムは、サービス等生産性向上IT導入支援事業のIT導入補助金の対象となる場合があります。

補助金を活用することで導入費用を抑えることも可能なので、あわせて確認するとよいでしょう。

導入コストの安さだけでオンライン試験システムを選ぶのはNG

オンライン試験システムの導入において、どれだけのコストがかかるかは当然ながら気になる点でしょう。しかし、導入コストに注目してオンライン試験システムを選ぶことは避けるべきです。

導入コストの安さだけを重視して選ぶと、導入後にさまざまなトラブルに見舞われる可能性が高くなります。オンライン試験システムの導入時に注目すべき3つのポイントを紹介しますので、検討時の参考にしてみてください。

サポートが充実しているか

オンライン試験システムは導入するだけで実施できるものではありません。システムへの試験問題の取り込み、試験内容に合った各種設定、不正防止対策など、さまざまな対応が必要です。オンライン試験システムの導入後に、実際に試験を実施するまでにどのようなサポートを受けられるかを確認しましょう。

システムの導入を主体的に進めるのは自社ですが、サポートが充実しているか否かで作業の進めやすさは変わります。さまざまな設定をすることになるので、マニュアルが充実しているかも確認しておきたい点です。

ITやデジタルに不慣れな場合は、運営サポートに業務を代行してもらうという方法もあります。オンライン試験システムを初めて導入する際には、現在の問題をオンライン用に再構成して一からシステムに取り込むことが必要です。

問題作成代行のサポートがあれば、試験問題の作成をスムーズに進められるでしょう。

機能性

導入するオンライン試験システムによって利用できる機能に違いがでます。自社で運用する際にどのような機能が必要なのかは整理しておき、必要とする機能を有したシステムかどうかを確認しましょう。とくに注目したいのは、自社で管理画面に入り、オンライン試験システムの設定を変更できるかかという点です。

提供されるオンライン試験システムによっては、すべての設定をベンダーが行うことになっており、自社では設定の変更ができないものもあります。この場合、すべての設定をベンダー経由で行うことになるため、タイムリーに自社で設定を変更して運用することは難しくなるでしょう。

オンライン試験システムの運用を専門知識のあるベンダーに任せたいのか、自社で管理したいのかは意思決定をしておき、会社にあったタイプのシステムを選ぶことが大切です。

また、機能性に関しては試験の機能だけに注目しがちですが、試験以外にもあると便利な機能があります。たとえば、試験開始前に行う操作方法や注意事項の説明がテキストや動画で表示できる機能は、実際に運営する上では役に立つでしょう。

不正防止策の有無

オンライン試験システムの導入に際して心配の種になることといえば、受験者の不正行為です。会場で試験を実施する場合と異なり、オンライン試験システムでは試験官が受験者の様子を直接確認できません。

不正防止策がしっかりしていないと、オンライン試験システムに投資をしたにもかかわらず、試験の本来の目的が達成できなくなってしまいます。どの程度の不正防止対策を求めるかによって必要とするサービスも異なりますが、基本となるのはWEBカメラによる監視システムです。

試験官の目の代わりに、WEBカメラが受験者の様子を記録にとることで試験の公平性を担保。記録の取り方には、試験開始前に顔認証を行う形式や受験者の様子を動画や静止画像で保存する形式などがあります。不正防止の観点からは動画で保存する形式が望ましいでしょう。

しかし、受験者の数だけ動画のデータが発生するため、データの保存には膨大な容量が必要となり、サーバーの確保が必要になるなどしてコストが上昇します。不正防止対策については費用対効果をよく検討する必要があるでしょう。

なお、不正防止策としては、AI技術によって受験者の眼球や動作に不審な点がないかを監視するシステムもあります。単に受験者の動画を保存するだけで録画記録を確認しない場合、受験者への抑止力にはなりますが、本当に不正行為が行われたときに発見することは難しいでしょう。

リアルタイムで受験者を監視し、不審な動きを検知するAI監視は、不正防止対策としてより効果が高いといえます。

まとめ

オンライン試験システムのコストメリットや導入費用についての解説でした。オンライン試験システムは、コスト上のメリットだけでなく、試験運営に関する効率化も期待できるものです。

AI監視などの最新技術も活用すれば、試験官が目視で不正行為のチェックをするよりも厳しい監視体制を実現することも可能でしょう。オンライン試験システムの活用をお考えの場合は、まずは見積もりをとるところから初めてみてはいかがでしょうか。